Conforme o Decreto nº 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, todas as ECD são automaticamente autenticadas no momento da transmissão e o recebido da transmissão é o comprovante de autenticação.

A partir da publicação do Ato Declaratório Executivo COFIS nº 93, de 12 de dezembro de 2016, que trata sobre o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (ECD), e da Instrução Normativa RFB nº 1679, de 27 de dezembro de 2016, que trata sobre a ECD, foi regulamentada a substituição da ECD.

Consolidando as informações:

1 – ECD de empresas transmitidas após 25 de fevereiro de 2016: são autenticadas no momento da transmissão.

2 – ECD de empresas transmitidas até 25 de fevereiro de 2016: são autenticadas, exceto se estiverem “sob exigência” ou “indeferidas”.

Se estivem “sob exigência”, devem ser sanadas as exigências e deve ser transmitida a ECD substituta.

3 – O recibo de transmissão é o comprovante da autenticação.

Só poderão ser substituídos os livros que contenham erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos, nos termos das Normas Brasileiras de Contabilidade.

Como realizar a substituição?

A empresa deverá preencher o registro J801 – Termo de Verificação Para Fins de Substituição da ECD – detalhando os erros que motivaram à substituição. Este termo deve ser entregue juntamente com a escrituração substituta e conterá:

I – Identificação da escrituração substituída;

II – Descrição, nos mínimos detalhes, dos erros;

III – Identificação clara e precisa dos registros que contêm os erros, exceto quando o erro for decorrência necessária de outro erro já discriminado;

IV – Declaração de que o(s) signatário(s) do Termo de Verificação não é(são) responsável(is) pelas escriturações, substituta ou substituída, exceto quando ele(s) for(em), também, signatário(s) de uma delas.

Quem assina o Termo de Verificação?

• Pelo próprio profissional contábil que assina a escrituração substituta – quando a correção dos erros não dependa de alterações de lançamentos contábeis, saldos, ou demonstrações contábeis. Exemplos: correções em termo de abertura, de encerramento, identificação dos signatários, etc.;
• Por dois (2) profissionais contábeis, sendo um deles contador – quando a correção do erro gere alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrações não auditadas por auditor independente;
• Por dois (2) contadores, sendo um deles Auditor Independente, quando a correção do erro gere alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrações e tenham sido auditadas por auditor independente.

IMPORTANTE: Somente profissionais contábeis regularmente habilitados poderão assinar o Termo de Verificação. São nulas as alterações que não decorram do Termo de Verificação.

Caso você ainda tenha ficado com dúvidas, entre em contato!

Fonte: Receita Federal do Brasil