Por Luiz Carlos Gewehr – Gerente de Projetos Decision IT

Sempre que os empresários lembram da palavra legado, volta à memória  uma sala com pouca luz e com diversos arquivos velhos e enferrujados contendo inúmeras pastas antigas. Na era digital, a palavra legado passa a ser também digital. Contudo, apesar da redução dos custos de armazenamento e da maior praticidade de consulta, estas informações ainda contém a mesma importância que os arquivos antigos e permanentes nas empresas.

Algumas importantes obrigações já fazem parte desse célebre hall de legado, tais como o IN86 e os Convênios ICMS 57/95 e 76/03. Nesse contexto, surge a dúvida: como minha empresa deve tratar estas informações?

O legado citado acima nada mais é do que uma informação viva e passível de solicitação pelos Fiscos estaduais e pela receita federal (principalmente por intimações ou eventuais decretos). Tais obrigações, que durante anos foram tratadas (e entregues) mensalmente, agora, com a substituição por novas obrigações como EFD ICMS/IPI e EFD Contribuições, passam para o lado do legado.

Todo  legado, por possuir variações entre estados e regimes tributários, tinha seus respectivos registros obrigatórios e opcionais(ou blocos na denominação do projeto SPED). Um exemplo disso está no convênio ICMS 76/03, registro tipo 60 – (especificamente 60i – ITENS), no qual as empresas não eram obrigadas a entregar o detalhamento dos itens dos cupons fiscais.

O entendimento de muitos Fiscos é que a não obrigatoriedade da entrega não isenta o não armazenamento desta informação para uma eventual intimação. Outra questão relacionada a este mesmo registro está na segurança fiscal proporcionada por ele, a qual possibilitará realizar fechamentos no nível de itens contra cada redução Z, se houver armazenado corretamente esta informação (O valor total do ICMS – débito de ICMS – do registro 60d contra o somatório dos registros 60I).

Avançando na questão relacionado ao legado, uma nova base de dados fiscal surge com os inúmeros registros obrigatórios (e outros não obrigatórios) na EFD ICMS/IPI, sobre a qual a recorrente pergunta deverá ser realizada sempre que possível. “Não sou obrigado entregar mensalmente o bloco H – da EFD ICMS/IPI, mas quando for requisitado por alguma intimação, meu sistema de gestão fiscal possui a informação correta e conciliada com as apurações mensais e demais escriturações?”

Portanto, para que as questões a serem respondidas em uma eventual fiscalização de legado não se tornem uma verdadeira dor de cabeça para a equipe fiscal e contábil da empresa, aconselha-se que os processos de criação e armazenamento de legado sejam constantemente verificados. Independente da ferramenta utilizada para isso, o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) pode ser uma delas, a revisão de processos é uma boa prática que deve ser disseminada na organização, transcendendo as paredes dos departamentos estratégicos e táticos, abrangendo também as áreas responsáveis pelo legado. Assim, independente da metodologia a ser utilizada, ela deve ser executada para que se garanta não só a segurança fiscal da empresa, mas também a qualidade das informações dela, estas que são consideradas por muitos especialistas como sendo o ativo mais valioso da organização.”

Fonte: http://www.decisionit.com.br/2013/04/sintegra-e-in86-um-legado-para-continuar/