Por Mauro Negruni, Diretor de Conhecimento e Tecnologia da Decision IT S.A. e Rogério Negruni, Diretor-Presidente da Decision IT S.A

Você está pensando em trocar de ERP? Antes avalie a Solução Fiscal!

Muito se fala no mercado que o ERP consegue atender todas as situações de uma empresa. Porém, no Brasil, isso não é uma verdade. A complexidade contábil e tributária brasileira eleva a necessidade das empresas do país em possuir uma solução fiscal focada no atendimento ao SPED.

Se o ERP conseguisse abranger todas as demandas necessárias para a Segurança Fiscal de uma grande empresa, os questionamentos de cunho eminentemente técnico de TI não teriam contra-argumentos, já que conhecemos a motivação dos questionamentos e das preocupações.  A Decision IT entende e atua nesse cenário há mais de 20 anos e, embora a nossa formação acadêmica seja na área de TI e tenhamos uma experiência alargada em grandes projetos da área – não apenas fiscais –, podemos afirmar que as necessidades referentes às funcionalidades da área contábil-fiscal no Brasil são mutantes e crescentes e não são 100% cobertas com uma modelagem de ERP – que costumam ter outro foco ou então não atendem o prazo do Fisco, gerando a necessidade do auxílio de um sistema especialista. Sabemos, também, que é importante tomar cuidado para evitar o crescimento do nível de incerteza quanto à Segurança Fiscal-Tributária de uma grande companhia, que geralmente é complexo e de multinegócios tal como indústria & varejo, serviços & varejo e outras combinações para acompanhar a concorrência de mercado.

Entendemos as fundamentações dos questionamentos e das necessidades técnicas adicionais sobre o emprego de um sistema especialista para atender a Segurança Fiscal de uma grande empresa. Bom mesmo seria se os ERPs atendessem 100% a modelagem nada convencional de uma solução fiscal. Pela relevância referente aos altos valores recolhidos em tributos, optar por uma implementação de ERP apostando que dentro da mesma serão abarcadas todas as demandas fiscais e tributárias – atuais, em modificação e a surgir –, não nos parece uma boa escolha. É de extrema importância considerar o tamanho dos prejuízos e das perdas na ausência de agilidade ou de funcionalidade em sistemas, a fim de cobrir mudanças provocadas pelo Fisco na apuração de impostos ou para aproveitar novos embasamentos jurídicos que possam ser considerados pela jurisprudência do STJ ou STF.

Entenda os benefícios da integração do Decision SPED com o seu ERP!

Em suma, a nossa especialização no assunto por tantos anos faz com que possamos afirmar que os prejuízos causados à companhia, ao longo de cinco anos ou mais anos, são muito superiores às desvantagens de manter um gerenciador fiscal rodando de forma complementar ao seu ERP. São visões e proposições completamente distintas, já que enquanto uma se preocupa com o presente e com o futuro a outra – solução fiscal especialista – tem foco na visão do passado – controlando as suas alterações – e no presente oferecendo o máximo de agilidade para atender as demandas fiscais tributárias quase em tempo real.

Em nossa opinião, os custos e os riscos de manter um gerenciador fiscal alimentado a partir das informações do ERP são infinitamente menores se comparados aos ganhos potenciais que a companhia poderá usufruir diante de: mudanças tributárias impostas pelo Fisco ou até mesmo processos específicos da empresa – no âmbito da justiça – para a revisão de sua tributação, obrigando a mesma a manter duas ou mais apurações paralelas de alguns tributos por meses ou anos. Com isso, é possível citar alguns dos casos mais recentes como exemplo: a exclusão do ICMS da base de PIS/COFINS, a distinta depreciação/amortização entre fiscal e societário dentro dos itens do não circulante e a manutenção de créditos de ICMS de itens não componentes de bens produzidos – insumos intermediários.
No caso de não optar pela utilização de uma solução fiscal, como as grandes companhias resolvem os problemas referentes à área contábil-fiscal? Através da utilização de complexas planilhas, assumindo altos riscos e não aproveitando a novas jurisprudências, entre outros. Com isso, qual das duas alternativas abaixo pode ser considerada a melhor para os acionistas de tais companhias?

• Manter uma solução especialista na área fiscal, robotizada e automatizada – inclusive na conciliação das informações obtidas através do ERP –, ágil e segura para acompanhar o mutante arcabouço tributário-fiscal brasileiro;
• Ou optar pela falta de uma solução especialista a fim de evitar duplicar dados, obrigando os respectivos responsáveis pela operação tributária a copiar dados que serão utilizados em ferramentas inseguras para atender os pontos mais complexos de seu cotidiano e assim, responder rapidamente às demandas fiscais inéditas.

Para finalizar, seguem algumas das vantagens adicionais para a Segurança Fiscal de uma grande companhia quando opta pelo uso de uma solução especialista integrada ao ERP:

• Controle de segurança de acesso conforme a maturidade de compliance da companhia. Ou seja, a solução fiscal pode exigir que as correções das informações fiscais sejam realizadas na sua origem. Mas, nem sempre tal prática é possível em alguns casos, sem aumentar o risco fiscal das operações correntes, obrigando que tais situações sejam conhecidas e decididas pelo Gestor de Riscos da empresa, afinal após a virada de período do ERP não é mais possível alterar os resultados fechados;
• Versionamento das informações na base fiscal, permitindo que os processamentos retroativos para apurações complementares, ou no caso de processos judiciais, extemporâneas, sejam viáveis sem apresentar ao Fisco uma situação distinta em relação a entrega anterior, geralmente provocadas pela atualização de dados cadastrais de produtos, clientes, fornecedores, etc. no interregno de uma entrega e outra;
• Regras de validação de negócio fiscal independentes do ERP capazes de aumentarem a Segurança Fiscal nas entregas de informações ao Fisco, inclusive do SPED, mas não necessariamente somente para este;
• Maior agilidade na atualização de novas funcionalidades fiscais, via aplicação de versões do sistema especialista, necessárias para acompanhar o mutante sistema tributário nacional. Em 2017, por exemplo, foram liberadas 3 grandes versões do Decision SPED, para atender novas obrigações, como o Bloco K (4ª versão do modelo oficial), EFD-REINF, Controle de apuração de IRPJ e alterações de validadores do SPED contábil e fiscal – o que seria impensado no caso de um ERP.